Recevoir un appel téléphonique (vocabulaire)

Conversation téléphonique au bureau - cours

Prendre un appel téléphonique au bureau (et à la maison)



Nous vous proposons une fiche méthodologique qui a pour but de revoir comment prendre un appel téléphonique : on vous appelle. Qu'allez-vous répondre (en anglais) ? Cette leçon peut être utile en entreprise, mais aussi dans la vie quotidienne, pour prendre un message, fixer un rendez-vous ou faire patienter quelqu'un. Une fiche à conserver !




Receive calls / RECEVOIR DES APPELS TÉLÉPHONIQUES

Pour répondre au téléphone de façon professionnelle au sein d'une entreprise, il y a 3 éléments essentiels à respecter :



Greet:
/Salutations :


Good morning/Good afternoon


Bonjour ! (le matin / l'après-midi)

Identify company:
/Identifier l'entreprise :


Bell Company


Compagnie Bell

Offer Help:
/Offrir son aide :


May I help you?/ How can I help you?


Puis-je vous aider ?

/Comment puis-je vous être utile ?





A- Asking for name and number / PRENDRE LE MESSAGE



Si la personne demandée au téléphone n'est pas présente, il faut prendre le message; c'est-à-dire le nom de la personne à rappeler, le nom de sa compagnie, son numéro de téléphone, et la raison de son appel.



Exemples :



I'm sorry, but she's not here right now. If you give me your name and number, I'll ask her to call you as soon as possible./ Je suis désolé mais elle n'est pas ici pour le moment. Si vous me donnez votre nom et votre numéro, je vais lui demander de vous rappeler aussitôt que possible.



I'm sorry but he's in a meeting now, if you give me your name and number, I'll ask him to call you back./Je suis désolé mais il est en réunion pour le moment, si vous me donnez votre nom et votre numéro, je lui demanderai de vous rappeler.



Would you like to leave a message? / Aimeriez-vous laisser un message ?





*** Note: Il est important de ne pas faire d'erreur lorsque nous prenons un message. Il faut bien comprendre le nom de la personne qui appelle, son numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et le but de son appel. Un truc, vous pouvez lui faire épeler son nom.



Exemple : Could you spell your name please?

Pourriez-vous épeler votre nom, s'il vous plaît ?




B- Transfer a call / TRANSFÉRER UN APPEL



Dans un bureau, nous devons fréquemment transférer les appels à d'autres personnes. Voici quelques phrases clés :



Just a moment please, I transfer your call to Mr. X – or someone who can help you. Un moment s'il vous plaît et je vous transfère à M. X – ou quelqu'un pouvant vous aider.

Just a moment please, I will connect you.
Un moment s'il vous plaît, je vous mets en ligne.

Just a minute, please, and I'll get him.
Un moment s'il vous plaît, et je vous mets en ligne



Et si la ligne est occupée et que vous ne pouvez pas transférer l'appel tout de suite…



I'm sorry, but he is on another line now, Can you please hold?
Désolé mais il est en ligne pour l'instant, pouvez-vous patienter un moment je vous prie ?






2- EFFECTUER UN APPEL TÉLÉPHONIQUE



A- Requesting information/Demander une information



Could you give me some information about…
Pouvez-vous me donner des informations sur…

Could you tell me...
Pouvez-vous me dire…

I'd like some information on – about….
J'aimerais des informations sur – à propos…





B- Setting an appointment / Prendre rendez-vous

- Expliquer le but de notre appel :



I'm calling to… meet you to discuss your new product line…

J'appelle afin de vous rencontrer et de discuter de votre nouvelle ligne de produits.

I'm calling about… giving you a tour of our factory.

J'appelle afin de vous offrir une visite de notre usine.




- Convenir du lieu et de la date :



What (time, day, date) would be best for you?

Quel(le) (heure, jour, date) vous conviendrait le mieux ?

Where would you like to meet?

À quel endroit désireriez-vous qu'on se rencontre ?





- Confirmer les détails du rendez-vous :

So, I'll see you.. on Tuesday at 12 :30.
Alors je vous vois mardi à 12:30.

OK. We'll meet… next Friday at your office.
D'accord, nous nous verrons vendredi prochain à votre bureau.





Mme Tremblay appelle l'entreprise Meca Team. Reconstituer le dialogue entre Mme Tremblay et la réceptionniste. Petite aide : c'est la réceptionniste qui parle en premier (logiquement).